Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu Polkravesta jest podmiot prowadzący agencję eventową pod marką Polkravesta (dalej: „Administrator” lub „my”). Szczegółowe dane identyfikacyjne i kontaktowe Administratora są dostępne w zakładce Contact Us, w stopce serwisu oraz na fakturach i umowach zawieranych z klientami.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji przysługujących praw, można kontaktować się z nami:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Contact Us,
• na adres e-mail wskazany w sekcji kontaktowej serwisu,
• korespondencyjnie – na adres siedziby Administratora wskazany w dokumentacji umownej lub w zakładce kontaktowej.

W zależności od zakresu sprawy możemy poprosić o dodatkowe informacje umożliwiające weryfikację tożsamości osoby zgłaszającej żądanie, wyłącznie w celu ochrony jej danych przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

2. Zakres, cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Zakres i kategorie przetwarzanych danych osobowych zależą od sposobu, w jaki korzystasz z naszej strony i usług. Zasadniczo możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, dane korespondencyjne,
• dane dotyczące organizowanego wydarzenia: typ eventu, miejsce, planowana data, liczba gości, preferencje dotyczące oprawy, rozrywki i usług dodatkowych,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce i aktywności na stronie (anonimowo lub w formie pseudonimizowanej, zależnie od ustawień cookies),
• dane wynikające z korespondencji: treść wiadomości, historię kontaktu, notatki związane z obsługą zapytań.

2.1. Odpowiedzi na zapytania i kontakt biznesowy

Przetwarzamy dane osobowe w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytania przesyłane za pomocą formularza kontaktowego, telefonicznie lub e-mailowo,
• przygotowania wstępnej, spersonalizowanej oferty eventowej oraz propozycji atrakcji o charakterze wyłącznie społecznym (bez real-money gambling),
• prowadzenia bieżącej korespondencji oraz negocjowania warunków współpracy.

Podstawą prawną przetwarzania jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i obsłudze zapytań).

2.2. Realizacja usług eventowych

Po zawarciu umowy o organizację wydarzenia przetwarzamy dane osobowe również w celu:

• przygotowania i realizacji scenariusza eventu,
• koordynacji zespołów produkcyjnych, podwykonawców i dostawców,
• zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom wydarzenia i spełnienia wymogów organizacyjnych,
• rozliczeń finansowych, przygotowania dokumentów księgowych i archiwizacji dokumentacji.

Podstawę prawną stanowi wówczas art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (spełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, np. podatkowych i rachunkowych).

2.3. Marketing, newsletter i inspiracje eventowe

Jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę, możemy przetwarzać Twoje dane w celach marketingowych, w szczególności:

• przesyłania newslettera z inspiracjami eventowymi, premierami konceptów i pakietów VIP,
• przekazywania informacji o ofertach specjalnych oraz nowych usługach,
• personalizacji treści marketingowych prezentowanych w serwisie.

Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą) oraz odpowiednie przepisy dotyczące marketingu bezpośredniego, w tym ustawa Prawo telekomunikacyjne i ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

2.4. Analiza statystyczna, bezpieczeństwo i rozwój serwisu

Możemy przetwarzać dane techniczne oraz informacje zbierane za pośrednictwem plików cookies w celu:

• tworzenia statystyk korzystania z serwisu oraz analizy jego użyteczności,
• zapewnienia bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, zapobiegania nadużyciom i atakom,
• optymalizacji treści, struktury i funkcjonalności strony, aby jak najlepiej wspierała planowanie i rezerwację eventów.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwijaniu usług, badaniu preferencji użytkowników oraz zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu). W zakresie, w jakim wykorzystujemy cookies wymagające zgody, podstawą jest również art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

3. Dobrowolność udostępniania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności lub zawarcia umowy.

W szczególności:

• brak podania podstawowych danych kontaktowych może uniemożliwić nam udzielenie odpowiedzi na zapytanie lub przygotowanie oferty eventowej,
• brak przekazania danych wymaganych do zawarcia umowy (np. pełnych danych firmowych, danych do faktury) uniemożliwi nam prawidłowe przygotowanie i realizację zlecenia,
• brak zgody marketingowej uniemożliwi przesyłanie newslettera czy informacji o ofertach specjalnych, ale nie wpływa na możliwość skorzystania z naszych usług eventowych.

W każdej chwili możesz cofnąć udzieloną nam zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych lub na wykorzystanie określonych kategorii plików cookies – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

4. Odbiorcy danych

W związku z realizacją naszych usług oraz obsługą serwisu możemy przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

• partnerzy i podwykonawcy eventowi – tacy jak dostawcy scenografii, oświetlenia, nagłośnienia, cateringu, rozrywki o charakterze społecznym (poker, ruletka, blackjack wyłącznie w formie atrakcji bez real-money gambling), oprawy artystycznej oraz obsługi technicznej, w zakresie niezbędnym do właściwej realizacji zlecenia,
• dostawcy usług IT i infrastruktury technicznej – firmy hostingowe, podmioty świadczące usługi utrzymania i rozwoju serwisu, dostawcy narzędzi do wysyłki newslettera, systemów CRM czy analityki internetowej,
• doradcy prawni, podatkowi, księgowi – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych Administratora i dochodzenia ewentualnych roszczeń,
• organy publiczne i uprawnione instytucje – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika wprost z przepisów prawa.

Wszelkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie zawartych z nami umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w ramach korzystania z określonych narzędzi technicznych takie przekazanie byłoby konieczne, odbywać się ono będzie wyłącznie na zasadach przewidzianych w RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych).

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony interes Administratora. W szczególności:

• dane związane z zapytaniami ofertowymi – przechowujemy przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji i ewentualnych dalszych negocjacji, a następnie maksymalnie do 24 miesięcy od daty ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy,
• dane związane z wykonaniem umowy – przechowujemy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń (co do zasady do 6 lat) oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej – przechowujemy do momentu cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu, nie dłużej jednak niż jest to niezbędne do realizacji celów marketingowych,
• dane techniczne i statystyczne – przechowujemy przez okres wskazany w ustawieniach odpowiednich narzędzi analitycznych oraz wynikający z cyklu życia plików cookies, o czym szerzej informujemy w Polityce plików cookies.

Po upływie wskazanych okresów dane są nieodwracalnie usuwane, anonimizowane lub archiwizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą, o ile prawo nie wymaga ich dalszego przetwarzania.

6. Prawa użytkowników

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Polkravesta przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, jakie to dane oraz w jakich celach, a także otrzymać ich kopię,
• prawo do sprostowania danych – możesz zażądać poprawienia lub uzupełnienia danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych – możesz żądać usunięcia swoich danych, jeżeli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, cofnąłeś zgodę, wniosłeś skuteczny sprzeciw lub dane są przetwarzane niezgodnie z prawem („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz domagać się ograniczenia przetwarzania, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym formacie i przekazać innemu administratorowi,
• prawo sprzeciwu – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania i marketingu bezpośredniego; w przypadku sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego zaprzestaniemy takiego przetwarzania,
• prawo do cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w dowolnym momencie cofnąć, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem zgody,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z przepisami, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Aby skorzystać z przysługujących praw, skontaktuj się z nami w sposób wskazany w sekcji Kontakt z administratorem danych lub poprzez formularz w zakładce Contact Us. Na Twoje żądanie odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu w przypadkach przewidzianych w RODO.

7. Zabezpieczenia danych osobowych

Przywiązujemy szczególną wagę do bezpieczeństwa informacji powierzonych nam w związku z organizacją ekskluzywnych eventów i obsługą serwisu internetowego. W tym celu stosujemy odpowiednie, nowoczesne środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:

• stosowanie bezpiecznych połączeń szyfrowanych (protokół HTTPS/SSL) w serwisie,
• regularne aktualizacje oprogramowania, systemów i komponentów wykorzystywanych do obsługi strony oraz baz danych,
• dostęp do danych ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych, zgodnie z zasadą niezbędności,
• stosowanie procedur nadawania i kontroli uprawnień, a także środków uwierzytelniania użytkowników systemów,
• współpracę wyłącznie z zaufanymi podmiotami przetwarzającymi dane, które zobowiązują się do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa,
• regularne tworzenie kopii zapasowych i monitorowanie bezpieczeństwa środowiska serwerowego.

Mimo stosowania zaawansowanych rozwiązań nie jesteśmy w stanie zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa transmisji danych w Internecie. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, poinformujemy o tym osoby, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8. Polityka plików cookies

Serwis https://polkravesta.com wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, aby zapewnić komfortowe, płynne i spersonalizowane korzystanie ze strony, a także prezentować treści związane z luksusową organizacją eventów i rozrywką o charakterze wyłącznie społecznym.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w następujących celach:

• zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu (cookies niezbędne),
• zapamiętywanie wybranych ustawień użytkownika oraz poprawa użyteczności strony (cookies funkcjonalne),
• tworzenie anonimowych statystyk odwiedzin oraz analityka ruchu (cookies analityczne),
• prezentowanie treści marketingowych dostosowanych do zainteresowań użytkowników (cookies marketingowe), jeżeli wyrazisz na to zgodę.

Podczas pierwszej wizyty w serwisie wyświetlany jest baner cookies, który umożliwia zarządzanie preferencjami i wyrażenie zgody na określone kategorie plików cookies. W każdej chwili możesz zmienić swoje ustawienia za pomocą funkcjonalności dostępnej w serwisie lub z poziomu przeglądarki internetowej, w tym usunąć zapisane cookies.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych technologii, rodzajów plików cookies, okresu ich przechowywania i sposobów zarządzania nimi znajdziesz w odrębnym dokumencie Cookie Policy.

9. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

• zmiany obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych i świadczenia usług drogą elektroniczną,
• wdrażania nowych funkcjonalności w serwisie lub wprowadzenia dodatkowych usług eventowych,
• zmiany wykorzystywanych technologii lub narzędzi analitycznych i marketingowych.

O istotnych zmianach w treści Polityki będziemy informować użytkowników w sposób widoczny w serwisie (np. poprzez komunikat na stronie głównej lub w formie wyskakującego powiadomienia), a w przypadku posiadania odpowiednich zgód – również drogą elektroniczną.

Uaktualniona wersja Polityki prywatności będzie każdorazowo publikowana na stronie https://polkravesta.com/privacy-policy/ wraz z datą ostatniej aktualizacji. Korzystanie z serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanych zasad przetwarzania danych.

10. Kontakt z administratorem danych

Wszelkie pytania, wnioski lub uwagi dotyczące niniejszej Polityki prywatności, przetwarzania danych osobowych, stosowanych zabezpieczeń oraz realizacji Twoich praw możesz kierować do nas:

• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Contact Us, wybierając temat związany z ochroną danych osobowych,
• na adres e-mail wskazany w sekcji kontaktowej serwisu, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”,
• w formie pisemnej – na adres siedziby Administratora podany w materiałach umownych lub na stronie kontaktowej.

Aby ułatwić nam obsługę zgłoszenia, zachęcamy do wskazania, z jakiego prawa korzystasz (np. dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przeniesienie) oraz w miarę możliwości podania kontekstu przetwarzania (np. numer rezerwacji, data wydarzenia, rodzaj złożonego zapytania).

Niniejsza Polityka prywatności podkreśla nasze przywiązanie do transparentności, bezpieczeństwa i odpowiedzialnego podejścia do danych osobowych – tak jak z najwyższą starannością projektujemy każdy luksusowy event, tak samo dbamy o prywatność naszych klientów, gości i partnerów.